1) AUTOGESTIONE E REFERENTI
La casa denominata “La Centrale” viene affidata in completa autogestione, tuttavia all’arrivo e alla partenza del gruppo sarà presente un incaricato/volontario dell’Associazione VIVA Sottofrua che gestisce la struttura. In caso di necessità l’incaricato è reperibile h24 e potrà far visita al gruppo ospitato nella casa per controllare la corretta applicazione del presente regolamento in qualsiasi momento. Al momento dell’ingresso verranno mostrati e sottoscritti una serie di documenti e per eventuali necessità sarà a disposizione un elenco contenente i numeri di telefono del personale abilitato ad intervenire sugli impianti della struttura stessa.
2) RESPONSABILITÀ DEL GRUPPO
Ogni gruppo deve nominare il suo capogruppo che dovrà essere presente per tutto il tempo del soggiorno; il capogruppo risulterà responsabile del gruppo stesso in caso di mancato adempimento di qualsiasi punto del presente regolamento.
Quando il gruppo arriva nella casa di soggiorno alpino VIVA Sottofrua denominata “La Centrale”, il capogruppo prenderà visione, accompagnato dal personale volontario, della struttura in tutte le sue parti; il capogruppo verificherà con il personale della casa, che tutti gli ambienti utilizzati corrispondano a quelli indicati nel MODULO B sottoscritto. Si fa presente che eventuali danni e anche la mancata cura degli ambienti utilizzati nel corso del soggiorno saranno addebitati al gruppo di ospiti senza necessità di alcun giustificativo.
Inoltre, il gruppo provvederà affinché, al termine del soggiorno, i rifiuti prodotti vengano portati negli appositi cassonetti, avendo cura di differenziarli in base al materiale (carta, vetro, plastica, lattine, umido e secco) e alla tipologia di raccolta.
3) UTILIZZO DELLA CASA
Sono a disposizione per le attività del gruppo: una cucina attrezzata per tutte le esigenze, una sala animatori o studio separata, una sala da pranzo con banco self-service e angolo bar, un salone giochi con schermo e impianto audio su richiesta, servizi igienici ai piani e le camere da letto assegnate a seconda del numero dei partecipanti (come concordato con il responsabile della struttura), gli spazi esterni, la parte boschiva dietro alla casa e la chiesetta.
Al piano terra della struttura è usufruibile il locale lavanderia e deposito scarponi. Per le attività esterne è a disposizione del gruppo tutta l’area, limitrofa al caseggiato, opportunamente recintata.
Per nessun motivo si possono eseguire autonomamente interventi agli impianti (elettrico, riscaldamento, idraulico) ma è necessario contattare uno dei responsabili della struttura autorizzato a ad intervenire in caso di guasto.
Si fa presente che è vietato coprire con qualsiasi materiale lampade di emergenza e/o lampade notturne.
È inoltre vietato attaccare materiale sui vetri delle finestre o in genere sui muri.
In base al progetto depositato presso il Comando dei VVFF è severamente VIETATO lo spostamento dei letti tra le camere; le eventuali esigenze di movimenti interni alla camera devono essere concordate con il personale volontario della casa al momento della presa visione della struttura stessa.
Se qualche oggetto/componente/apparecchiatura/attrezzatura venisse rotto o rovinato nel corso del soggiorno, il gruppo è invitato a comunicarlo tempestivamente al personale dell’Associazione e ad accordarsi per sostenerne l’eventuale spesa della riparazione/sostituzione.
4) CAMERE
Per l’uso dei letti è OBBLIGATORIO avere con sé: lenzuolo con angoli a copertura del materasso, una federa per cuscino e il sacco a pelo o sacco letto. I coprimaterassi e i copricuscini dovranno sempre essere lasciati puliti. Al momento dell’arrivo tutti i cuscini saranno dotati di una federa monouso che dovrà essere mantenuta per tutto il soggiorno sotto la propria federa personale. Gli ospiti della settimana successiva hanno il diritto di trovare pulito e in ordine.
Le camere si usano esclusivamente per le ore di sonno e si sconsiglia l’accesso nelle ore diurne. In caso di necessità le porte ai piani si possono chiudere con apposita chiave che se necessaria dovrà essere richiesta all’arrivo del gruppo e verrà consegnata al capogruppo che la dovrà restituire al termine del soggiorno.
È vietato salire nelle camere con scarpe usate all’esterno, scarponi o dopo-sci; ai piani si accede unicamente con ciabatte da interno per non rovinare il pavimento in legno.
Qualsiasi spostamento del mobilio all’interno delle camere e dei locali comuni per esigenze del gruppo, deve essere concordato e comunicato al personale dell’Associazione VIVA Sottofrua (è vietato smontare i letti a castello per farli diventare singoli, spostare i letti, ecc.). vedi punto 3 del presente regolamento.
Le camere utilizzate verranno tutte controllate alla fine del soggiorno prima della partenza del gruppo per controllare la corretta applicazione del presente regolamento.
5) PULIZIE
Durante il soggiorno, ogni gruppo è tenuto a mantenere puliti quotidianamente i locali comuni e tutte le camere e i bagni, secondo il presente regolamento.
In particolar modo la cucina dovrà essere pulita alla fine di ogni preparazione dei pasti con detersivi adeguati e con basso residuo (aceto di alcool) e i pavimenti con detersivo sgrassante ma non schiumoso.
In ogni caso al termine del soggiorno le camere e tutti i locali della casa dovranno essere lasciati in ordine e con i cestini svuotati depositando i Rifiuti Solidi Urbani negli appositi contenitori posti all’esterno della struttura presso il punto di raccolta comunale.
Al termine del soggiorno la cucina dovrà essere pulita in ogni sua parte (compresi friggitrice, forno, cuoci-pasta, …) con particolare cura e attenzione; non dovranno essere lasciati in loco alimenti o avanzi di cibo della gestione.
La pulizia degli ambienti è sottolineata con particolare attenzione per garantire ai gruppi successivi l’ingresso in locali in cui sia evidente l’impegno nella corretta gestione del gruppo precedente, quindi si consiglia di prevedere per l’ultimo giorno un tempo adeguato da riservare alle pulizie generali.
6) FORNITURE
La fornitura di cibo e prodotti in genere per la pulizia (carta igienica, scope,…) o altro è totalmente a carico del gruppo.
I volontari dell’Associazione sono a disposizione per fornire recapiti di fornitori alimentari presenti in zona. Per l’acquisto del pane si rimanda al foglio presente in cucina con le istruzioni.
7) CUCINA E MENSA
Ogni gruppo provvederà ad organizzarsi per la preparazione del cibo nella cucina, con l’attrezzatura a disposizione; tutti i materiali della cucina e della sala da pranzo sono soggetti ad inventario, pertanto verrà verificato con il capogruppo a inizio e fine soggiorno che tutto sia a posto e che non manchi nulla.
Per l’uso di forni, cuoci-pasta, fornelli e lavastoviglie, vista la delicatezza dei macchinari, il personale volontario provvederà ad illustrare il corretto utilizzo ai responsabili della cucina nel momento della presa in consegna della struttura.
La responsabilità delle procedure di preparazione dei cibi durante il soggiorno del gruppo risulta in carico al capogruppo ed agli addetti alla preparazione dei cibi e alimenti.
In cucina potranno entrare solo gli addetti alla preparazione dei pasti; è vietato l’accesso ai bambini e agli animali.
Ai fini della prevenzione infortuni il personale volontario illustrerà il corretto utilizzo di tutte le attrezzature disponibili nella casa.
Il personale presente in cucina, in base alle disposizioni della regione Piemonte, dovrà essere dotato di apposito corso che prepari ad operare seguendo le corrette misure e condizioni igienico-sanitarie in ambito alimentare (HACCP o simili).
8) SALA GIOCHI
La sala giochi al piano terra è a disposizione del gruppo. È ovviamente vietato giocare a pallone nel locale come in tutti gli ambienti interni della struttura denominata “La Centrale”.
Nella sala giochi è presente su richiesta preventiva un impianto audio e un palco, un telo di proiezione dotato di diversi supporti multimediali. Nella sala sono disponibili alcuni giochi da tavolo, ping-pong, calcetto tutte attrezzature utilizzabili dai fruitori. Se ne raccomanda un uso appropriato e consapevole.
9) ESTERNO
Il gruppo ha a sua disposizione il cortile e la zona verde, il campo in sabbia adiacente alla struttura che può essere attrezzato dal gruppo ospitato come campo da calcetto/pallavolo; ogni gruppo sarà tenuto a mantenere pulito il perimetro dell’area esterna utilizzata durante il soggiorno; le auto dei componenti del gruppo potranno essere lasciate nei pressi della casa nel parcheggio vicino alla struttura.
Durante il soggiorno è consigliabile tenere chiusa la sbarra di accesso al campo e lasciare tesa la catena che delimita la zona parcheggio per evitare che i turisti parcheggino le macchine o le moto nella proprietà in uso temporaneo al gruppo.
10) SPESE E TARIFFE
La quota di affitto della struttura varia a seconda del numero di occupanti e del periodo estivo/invernale come riportato sul sito www.vivasottofrua.it alla voce “tariffe, condizioni e prenotazioni”.
Il riscaldamento e il consumo eccessivo di acqua e corrente verranno calcolati in aggiunta alla quota pro capite.
In caso di recesso da parte del gruppo in qualsiasi momento, la caparra versata verrà interamente trattenuta. Alla caparra verranno aggiunti come cauzione ulteriori euro 200 (da consegnare in contanti all’arrivo) che verranno scontati al saldo se, a giudizio del personale dell’Associazione VIVA Sottofrua, nel momento della partenza tutto verrà lasciato nel dovuto ordine, correttamente pulito e senza danni alla struttura al mobilio, alle attrezzature, agli oggetti, ecc. come indicato nei punti precedenti del presente regolamento.
N.B.: per eventuali danni ritenuti gravi (manomissione a porte REI, impianti, letti, …), verrà calcolata la cifra in base al danno; tale cifra esula dalla cauzione versata la quale potrà anche essere ugualmente trattenuta se il personale lo riterrà necessario.
11) SISTEMI DI SICUREZZA
La struttura è provvista di impianto rilevazione fumi: tale impianto richiede accortezza da parte del gruppo nel rispettare particolari indicazioni.
In particolare è assolutamente vietato:
- fumare all’interno dell’edificio in qualsiasi locale;
- usare fiamme libere all’interno dell’edificio;
- utilizzare fornelli da campeggio, bombolette di gas, accendini e carica accendini a gas;
- introdurre nei locali materiali esplosivi, fuochi d’artificio, fiaccole e petardi, candele, profumatori di ambienti a combustione;
- introdurre nei locali materiali infiammabili in taniche o recipienti quali benzina, gasolio, kerosene, solventi e diluenti;
- utilizzare bombolette spray il cui contenuto risulti sensibile ai rilevatori fumo (lacca, vernici spray, solventi spray, acetone);
- introdurre nei locali e utilizzare stufette, bollitori, ferri da stiro, apparecchi elettrici dotati di resistenze riscaldanti.
- caricare city bike, auto elettriche, monopattini,…
La struttura è inoltre provvista nel locale cucina di impianto rivelazione fughe gas che blocca in automatico l’erogazione del combustibile.
I locali sono dotati di impianto di illuminazione di emergenza e di segnalazione delle vie di fuga che si attiva in caso di mancanza corrente o in caso di emergenza. È SEVERAMENTE vietato coprire o rimuovere tali dispositivi.
I locali sono dotati di estintori portatili e impianto antincendio ad acqua mediante lance UNI 45 ed è a carico del gruppo avere almeno una persona abilitata all’uso di tali attrezzature mostrando al referente dell’Associazione copia dell’attestato medio-rischio che ne certifichi la formazione.
I locali sono dotati di porte antincendio REI (camere ai piani e a protezione delle vie di fuga) che garantiscono l’esodo in caso di incendio lungo le vie di esodo segnalate. Tali dispositivi devono rimanere sempre chiusi e non devono per nessuna ragione essere mantenuti aperti bloccandone la chiusura. Pertanto si consiglia l’utilizzo dei locali in modo consapevole così da non continuare ad aprire e chiudere le porte.
Le vetrate interne ed esterne sono rivestite da pellicola antinfortunistica che evita la dispersione delle schegge qualora il vetro, a seguito di impatto, dovesse rompersi.
Le planimetrie di esodo sono esposte ad ogni piano e riportano l’indicazione “VOI SIETE QUI”.
Il capogruppo (o responsabile della sicurezza del gruppo) all’arrivo è tenuto a prendere visione con il personale volontario dell’Associazione VIVA Sottofrua, del piano di emergenza e della posizione delle vie di fuga in caso di evacuazione. Successivamente sarà sua cura istruire gli ospiti riguardo alla posizione delle vie di fuga e della posizione delle attrezzature antincendio attestando tutti i rischi derivati dall’uso temporaneo della casa.
In caso di emergenza è vietato l’uso dell’ascensore.
Si ricorda che in situazione di emergenza il capogruppo dovrà occuparsi di verificare la veridicità del segnale di allarme e della completa evacuazione di tutti i componenti del gruppo. La verifica avverrà tramite conteggio dei componenti che si dovranno riunire presso il punto di raccolta indicato all’esterno in zona sicura.
Qualora vi fossero presenti persone con ridotta capacità motoria, in previsione di eventuali situazioni di emergenza, dovranno essere preventivamente e nominalmente incaricati gli addetti all’emergenza (uno per ogni persona disabile), con il compito di assicurarsi che le persone con ridotta capacità motoria giungano all’esterno dell’edificio.
Il personale dell’Associazione provvederà a inizio soggiorno (prima dell’arrivo del gruppo) a far circolare nell’impianto, acqua calda a temperatura elevata oltre i 70° ai fini di evitare contaminazioni da legionella e a verificare che le lampade di emergenza e tutti i dispositivi di sicurezza siano funzionanti.
Per l’utilizzo di medicinali o altro, ogni gruppo deve provvedere in proprio; l’armadietto dei medicinali presente presso la struttura è consegnato vuoto a disposizione del singolo gruppo ospitato.
12) ARRIVI, PARTENZE E ORARI DELLA STRUTTURA
Gli orari di arrivo e di partenza vanno sempre concordati con il personale volontario dell’Associazione VIVA Sottofrua. L’arrivo del gruppo (soggiorno settimanale) è previsto nella giornata di domenica e dovrà avvenire preferibilmente dopo le ore 13:00. La partenza dovrà essere preventivata nel giorno di sabato entro le ore 13.00 lasciando libere le camere entro le ore 1030 del mattino.
Le eventuali eccezioni devono essere concordate già all’atto della prenotazione tramite mail.
L’orario di silenzio notturno deve essere rispettato dopo le ore 23.30 il gruppo è tenuto a prendere posto nelle camere evitando schiamazzi e movimenti su e giù per le scale e nelle stanze.
All’esterno si devono evitare rumori dopo le ore 23.00. Qualora si verifichino spiacevoli episodi di rumori notturni (schiamazzi di vario genere) che possano turbare l’ambiente naturale il capogruppo sarà ritenuto responsabile.
13) ULTERIORI DISPOSIZIONI
Gli ospiti sono tenuti al rispetto del decoro della casa, alla conservazione e cura degli arredi messi a loro disposizione e delle suppellettili. Come riportato sopra l’Associazione VIVA Sottofrua può rivalersi di eventuali danni all’arredamento delle camere, alle attrezzature e alla struttura in genere.
L’Associazione VIVA Sottofrua non risponde dei valori lasciati incustoditi nelle camere.
Non possono essere introdotte nella casa persone estranee alla lista consegnata all’atto della convenzione. Eventuali aggiunte di ospiti vanno segnalate nell’apposito modulo B all’Associazione VIVA Sottofrua.
È severamente vietato l’introduzione di animali sia domestici che selvatici all’interno dei locali della struttura concessi in uso.
Gli arredamenti e i giochi (calcetto, ping pong, tavoli,…) presenti nella struttura non vanno spostati, se non previo accordo con l’associazione VIVA Sottofrua e comunque se accordato, con l’obbligo a fine soggiorno, di rimetterli nello stato precedente.
Il responsabile del gruppo dovrà assicurarsi che gli ospiti rispettino la quiete pubblica entro i limiti dati. Per eventi particolari è concesso un orario in eccedenza previa autorizzazione esplicita delle autorità competenti (SIAE, Comune, Pro Loco, etc..) che sarà a cura del gruppo ospitato concordare direttamente.
Qualora si impieghino strumenti musicali per le animazioni in casa (orario limite 23.30) è obbligatorio tenere i volumi moderati sia nelle ore pomeridiane che serali.
I fumatori dovranno gettare i mozziconi esclusivamente negli appositi posacenere posti nel cortile esterno. Si ricorda che è severamente vietato fumare nella struttura e in prossimità delle porte.
Le prese di corrente nei corridoi sono prese di servizio e risultano comandate dal quadro elettrico: il loro utilizzo è riservato esclusivamente per l’aspirapolvere necessario alla pulizia dei piani.
Per la carica di cellulari o fotocamere ci si dovrà avvalere dei caricatori USB posti nel disimpegno di ingresso di ogni piano.
È vietato giocare nei prati adibiti a pascolo al di fuori dei terreni in gestione all’Associazione VIVA Sottofrua. Si raccomanda, inoltre, l’uso di sentieri, mulattiere e passaggi boschivi per non calpestare i prati.
È assolutamente vietato accendere fuochi in tutta l’area di appartenenza dell’Associazione, a richiesta è disponibile una piastra per cucinare cibo alla griglia all’esterno. Alla fine dell’utilizzo rimane a cura del personale della cucina pulire la griglia per un successivo uso di altri gruppi.
Ogni turno di permanenza dovrà avere la presenza costante di un CAPOGRUPPO RESPONSABILE ADULTO che è tenuto a vigilare riguardo al rispetto del presente Regolamento riferito alla struttura “La Centrale”, agli arredi, alle attrezzature e agli impianti presenti. Si ricorda come indicato nei punti precedenti che dovrà avere conseguito l’abilitazione ai dispositivi antincendio (medio rischio).
In caso di presenza contemporanea con altri gruppi (precedentemente concordata), dovrà accordarsi per l’uso comune e ordinato delle parti della struttura ritenute comuni.
Nelle ore di non utilizzo dei locali è obbligatorio spegnere le luci (salone, sala giochi, camere,…). Inoltre si raccomanda un uso consapevole dell’acqua per evitare inutili sprechi e disagi (prolungate docce, …)
14) PRENOTAZIONE, DOCUMENTI E MODULISTICA PER IL SOGGIORNO
Ogni prenotazione è da effettuarsi tramite la compilazione dell’apposito MODULO A (link- Modulo A). Dopo aver preso visione della struttura seguirà la richiesta da parte dell’Associazione del versamento della quota stabilita come caparra di conferma tramite bonifico all’Associazione VIVA Sottofrua (IBAN IT20P0623032440000015117892, intestazione: VIVA SOTTOFRUA ETS ODV). SOLO al termine di tali passaggi la prenotazione è da considerarsi effettiva.
Si fa presente che è sempre obbligatorio prendere visione della struttura tramite accordo con un referente dell’Associazione prima di confermare il proprio soggiorno.
Il capogruppo responsabile, almeno 5 giorni prima dell’arrivo, deve fornire, mediante la compilazione del MODULO A bis presente nel sito: www.vivasottofrua.it , un elenco di tutti i componenti del gruppo con un massimo di 98 persone (indicando per ognuno cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita); il capogruppo deve aggiungere anche gli estremi della propria carta d’identità o patente di guida e il comune di rilascio. Il modulo compilato va poi inviato a: info@vivasottofrua.it
Si raccomanda un’attenta lettura integrale del presente regolamento che dovrà essere fatta in presenza di tutti i componenti del gruppo ospitato nella fase di accesso e accoglienza alla struttura.